結婚式当日までのウェディングプランナーの仕事内容とは?

 

結婚式当日までのウェディングプランナーの仕事内容とは?

 

 

ウェディングプランナーは主に接客や営業がメインとなりますが、それ以外にも多くの業務があり結婚式全体のプロデューサーとしてトータルで仕事をしていくようになります。

ウエディングプランナーとして転職活動する際に、結婚式の基本的な内容や流れ、それに伴うウェディングプランナーの細かい仕事内容も理解しておくと働いた時のイメージもつきやすくなります。

今回は、結婚式という晴れ舞台の一日に向けて、ウェディングプランナーがどのように仕事を進めていくのかをお伝えしていきます。

 

 

 

結婚式までのスケジュール 

 

 

・結婚式(挙式)の1年前~
プロポーズ→両家顔合わせ・結納が無事終わったら結婚式場の予約をし見学の申し込みをします。

インターネットや雑誌で調べて見学に行ったり、ブライダルフェアに参加して自分たちに合う会場を選んでいきます。
※この時に対応するのが新規接客担当のウェディングプランナーになります

約半年~1年前に会場を決定する方が多くなっています。
会場が決まったら、結婚式の日取りを決め大まかな見積りを作成してもらい、結婚式の内容をウェディングプランナーと一緒に決めていきます。

結婚式の打ち合わせは、会場にもよりますが結婚式の約4ヶ月前から開始しますので会場決定から少し期間があきます。
打ち合わせの回数は約4~6回となっており1回の打ち合わせ時間は2~5時間となっています。

では結婚式当日までどのように進めていくのか詳しくお伝えしていきます。

 

結婚式4ヶ月前の仕事内容 

 

 

結婚式全体のテーマを決める   

成約から期間があいてしまっている新郎新婦もいるので、お互いに挨拶・自己紹介をし打ち合わせをスタートします。

ウェディングプランナーは最初にどのような結婚式にしたのか結婚式全体のテーマや雰囲気の確認をします。
会場によっては事前にアンケートなどで新郎新婦に希望をお伺いしているため、その内容に沿って決めていきます。

友人を多く呼ぶためアットホームな式にしたいという方もいれば、会社関係の方が多いため落ち着いた式にしたいという方もいます。

家族やゲストの方に喜んでもらえる式にしたい、料理に拘りたいという方もいます。
そのためにはどのような式が良いのかしっかり確認しアドバイス・提案する事が必要になってきますのでコミュニケーションスキルが求められます。
一生に一度の大切な1日なので、新郎新婦の要望を確認し希望に添える結婚式になるようヒアリングしていきます。

 

招待状・席次表の決定、手配   

ある程度結婚式のコンセプトが決まったら、招待状や席次表のリストアップ・作成、招待状の発送日や返信期日などを確認しをします。

リストアップが終わったら、新郎新婦と一緒に招待状や席次表の見本を見ながらデザインを一緒に決めていき、デザインが決まったら業者への手配業務をしていきます。

会場によってはウェディングプランナーが招待状や席次表、席に着いた時においてある席札の確認を行っています。
名前や肩書に間違いはないか、字は合っているかなど細かくチェックします。

 

結婚式2~3か月前の仕事内容

 

 

2~3ヶ月前になると具体的に各アイテムの決定をしていきます。
各部署のスペシャリストと連携を取りながら結婚式当日の内容を順番に決めていきます。

 

司会・装花・演出・BGMの決定 

司会
会場にもよりますが、司会はその会場に所属しているというケースは少なく提携している司会専門の派遣会社などから来てもらうという事が殆どです。

そのため、ウェディングプランナーは新郎新婦にDVDなどで司会者の紹介しプロフィールを元に選んでもらい決定してきます。
司会者が決定したら新郎新婦と司会者も結婚式の前に顔合わせと打ち合わせを行います。
基本的には司会者との打ち合わせは1回となっており挙式の1ヶ月~2週間前に行います。

ウェディングプランナーが立ち会う事もあれば、新郎新婦と司会者のみで打ち合わせをしてもらう事もあります。

司会者は新郎新婦のプロフィールシートを元に

・2人のプロフィール
・家族構成、学歴、職業
・趣味
・2人の馴れ初め
・披露宴のテーマや雰囲気
・当日の進行内容/プログラム
・ゲストの方に伝えたい事
・紹介NGな事

等を確認していきます。

 

装花・装飾
会場の装花、新郎新婦が座る高座、ゲストのテーブルに飾るお花を決めていきます。

ホテルの場合はパターンがある程度決まっているため、その中から新郎新婦と一緒に決めていく事が多くなります。
ゲストハウスやレストランなどはオリジナルな結婚式ができるため、その場合は装花担当のフラワーコーディネーターが担当となり新郎新婦と打ち合わせを行います。
装花が決まったら、テーブルクロスなども決めていき最終的な会場の装飾を決定します。
会場の雰囲気はとても大切なので新郎新婦の希望をしっかりヒアリングしがらアドバイスし決めていきます。

 

演出
結婚式での具体的な演出を決めていきます。
挙式や披露宴ではそのシーンに合わせて様々な演出があります。

・挙式でのベールダウン
・挙式後のフラワーシャワーやブーケトス、バルーンリリース
・挙式と披露宴の間のウェルカムドリンク
・披露宴ではキャンドルサービスやバンド演奏、シャンパンタワーやプロジェクションマッピング、その他に中座エスコート(お色直し)、ファーストバイト、両親への手紙・贈呈品

等があります。

会場によって内容は異なりますが、より良い結婚式になるよう様々な演出を提案しメリットを伝えていきます。
打ち合わせ担当のウェディングプランナーは演出などで単価を上げていくのも重要な仕事の1つになります。

 

BGM
BGMに関しては式場にお任せする場合と自分たちで選んで提出するパターンがあります。
結婚式では様々なシーンで音楽が使われます。

・開宴前
・入退場時
・乾杯
・スピーチ
・プロフィール映像
・ケーキ入刀
・お色直し入退場
・テーブルラウンド
・新婦からの手紙

など定番シーンをはじめ、歓談などの際も曲は必ず流れています。

披露宴中に無音になる事はまずありませんので、歓談曲も含めるとかなりの曲が流れている事になります。
自分たちでBGMを選ぶ場合、新郎新婦はこの曲選びにも苦労します。

同じ曲は何度も使えないですし、そのシーンごとに合う曲を選別するのはとても時間がかかります。
ウェディングプランナーは相談される事も良くありますので流行曲の把握や、シーン別のおすすめ曲は知識として持っているとお客様にアドバイスができます。

 

料理・ウェディングケーキの決定 

 

料理
ゲストへのおもてなしの1つとして最も需要となる料理やドリンクのコースを決めていきます。

料理で結婚式のイメージが左右されるといっても過言ではありません。
披露宴で出す料理のジャンル(フレンチ・和洋折衷・中華・和食など)や、コース、グレード等を一緒に決めていきます。
時にはシェフに入ってもらいながら決めていく事もあります。
ゲストの中にはアレルギーがある方もいるのでその確認も行います。

ウェディングケーキ
会場によって異なりますが、ウェディングケーキは幾つかのプランから決めるケースと、パティシエに希望を伝えオリジナルのウェディングケーキを作る事ができるケースがあります。
オリジナルで作成する場合は、パティシエと相談しながら決めていきます。

 

結婚式2~8ヶ月前の仕事内容

 

 

ドレス・ヘアメイクの決定    

結婚式の2~8ヶ月前に衣装(ウェディングドレス・タキシード)やヘアメイクを決めていきます。
決める時期は会場によって異なります。

ホテルや結婚式場などは衣装室が併設されている事が殆どですので、衣装を決める時期になったら衣装室をご案内しドレススタイリストと一緒に衣装を決めてもらいます。
衣装室がないホテルやゲストハウス、レストランの場合は提携しているドレスショップをご紹介し手配していきます。
衣装やヘアメイクは専任のドレススタイリストやヘアメイクスタッフがいるのでお任せしますが、時にはアドバイスを求められたり相談に乗る事もあります。

会場の雰囲気や新郎新婦に合った雰囲気を確認しながらアドバイスしていきます。

 

結婚式の2~3ヶ月前の仕事内容

 

 

アイテムの決定・発注      

ゲストの方に渡す引出物、引菓子、プチギフトを決めていきます。
基本的には会場に幾つかの引出物・引菓子のプランがあるため、そのプランに沿って新郎新婦と一緒に決めていき決定したら業者へ手配・発注していきます。

ゲストハウスやレストランなどは自社オリジナルの引き出物や引菓子、プチギフトを扱っている事もありその場合はウェディングプランナーが包装したりリボンをかけたり準備する事もあります。

また会場によっては引出物や引菓子・プチギフトが業者から納品されるとウェディングプランナーが数の確認や、包装のチェック・確認、熨斗の間違いがないかなどを確認し、引出物・引菓子を1つ1つ袋に詰めていく作業を行うというケースもあります。

ゲストの数分、引出物の向きや順番を確認しながら詰めていきますので意外と大変な仕事になります。
ゲストによって引出物を変えるケースもありますので間違いのないよう手配をしていきます。
引出物の内容の間違いや、渡し間違いは大変失礼な事に当たりますので入念なチェックが必要です。

 

写真・ムービーの決定      

結婚式当日のカメラやムービーの手配も進めていきます。
新郎新婦によっては外注するケースもありますが、基本的には会場で手配する事が多くなりますので、フォトアルバムやムービー(DVD)などの見本を紹介しながらどんな仕上がりにするのかを決めていき、カメラマンや映像スタッフに伝えます。

 

結婚式の約1ヶ月前の仕事内容

 

 

席次表・席札の確認       

結婚式の1ヶ月前になると、新郎新婦から席次表が提出されます。
新郎新婦から受け取ったリストをもとに、席次票や席札に肩書や名前の間違いがないかなど細かくチェックをしていきます。

肩書や名前の間違いはゲストの方を不快にさせてしまします。
間違いのないよう1つひとつしっかり確認をしていきます。
その他に結婚式の約1ヶ月前にはヘアメイクのリハーサルや、ウェディングドレスの最終確認などが行われます。

 

見積のご提示          

結婚式の打ち合わせが全て終わると、最終的な見積もりを作成しお客様にお渡しします。
支払い期日や支払い方法もお伝えし、打ち合わせは終了となります。

後は無事結婚式を迎えられるよう会場チェック等を行い最終的な準備をします。

 

結婚式当日        

 

 

当日の施工もウェディングプランナーが担当する場合は結婚式のおよそ2時間前に出勤します。
挙式・会場の最終確認、準備をし新郎新婦のお出迎えをします。
当日は緊張していたり不安を感じている新郎新婦が多いのでしっかりフォローしていきます。

新郎新婦が準備をしている間に、各担当部署のスタッフでミーティングを行い、
司会・サービス・ドレス・ヘアメイク・音響・映像・装花・ウェディングケーキ・料理などの当日の進行の最終チェックをします。

準備が整い次第、挙式のリハーサルをし、挙式→披露宴とすすめていきます。

披露宴では会場を見守り、スムーズに進行できるよう状況の確認、各スタッフへ指示出し・全体のチェック・新郎新婦のサポート、フォローを行います。
またハプニングが起きた時には臨機応変に対応します。
無事に担当の結婚式が終わると、ご両親への挨拶をし新郎新婦をお見送りし終了となります。

その後会場の後片付けや掃除、担当したスタッフとの反省会などを行います。
全てが無事終わった時は達成感や満足感など大きなやりがいを感じる事ができます。

 

まとめ          

 

 

結婚式が決まった日から結婚式当日までのウェディングプランナーのお仕事をご紹介しました。
ウェディングプランナーの仕事というと華やかな印象や、接客・営業がメインの仕事というイメージが大きいと思いますが、意外と事務的なお仕事や、裏方で結婚式の手配や準備、社内・社外とのやり取りなど細かいお仕事もあります。

打ち合わせは1回の時間が2~5時間と長く、その合間を縫って準備を進めていくためコツコツと仕事を進めていく事が重要であり、接客スキルや営業力の他にスケジューリング能力や調整能力も必要になってきます。

また新郎新婦への細やかな気配りやホスピタリティも必要となります。

多岐に渡る様々な仕事内容や必要なスキルを見ると、大変そう・・と感じる方もいるかもしれませんが、このような準備の先に結婚式という感動的な1日が待っています。

一緒に結婚式を作り上げてきた新郎新婦の幸せな姿を見る事ができた時は疲れも一気に飛んでいき、大きな喜びを感じる事ができるとてもやりがいのあるお仕事です。
新郎新婦・ご家族・ゲストなど多くの人に感謝される仕事であり、お客様と信頼関係も築ける仕事でもあります。

結婚式後も年賀状や手紙でやり取りが続くというウェディングプランナーもいます。

結婚式という特別な1日を作り上げお手伝いをする仕事のため責任やプレッシャーも大きく、時にはクレームがある事もあります。
このように様々な打ち合わせがある事から、新郎新婦にスケジュールを合わせる事も多く基本土日祝日の休みも取れず平日休みとなります。

しかしウェディングプランナーの仕事はそれ以上にやりがいや満足感を感じる事ができ自分が成長できる魅力のあるお仕事です。

 

このように結婚式を作るプロフェッショナルとして求められる能力やスキルも多くありますが、中途採用の場合は未経験であっても社会人経験があり基本的なビジネスマナーを習得していたり、接客などの経験があればチャレンジする事が可能です。

弊社でも未経験可能な求人を扱っていますのでウェディングプランナーの仕事に興味があるという方はお気軽にご相談下さい。

 

 

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