ウェディングプランナーの仕事【打ち合わせ担当とは?】~大変な事とやりがい~

結婚式のご案内~新郎新婦と一緒に結婚式を作り上げていくウェディングプランナー。

結婚式という華やかなイベントをプロデュースできるお仕事ですが、ウェディングプランナーの業務内容は新規の接客と打ち合わせと分かれておりそれぞれの役割や仕事内容が変わってきます。

また企業によっても分業制か一顧客一担当制か異なります。

今回は分業制・一顧客一担当制の場合の「打ち合わせ担当」のお仕事内容や必要なスキル、大変な事ややりがいなどをお伝えしていきます。

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<目次>

1:ウェディングプランナーの仕事の種類

・ウェディングプランナーの仕事は分業制か一貫制かで異なる

2:打ち合わせ担当のウェディングプランナー

・打合せ担当ウェディングプランナーの仕事内容

・打合せ担当ウェディングプランナーの大変な事

・打合せ担当ウェディングプランナーのインセンティブ(求められる数字)

・打合せ担当ウェディングプランナーに求められるスキル

・打合せウェディングプランナーのやりがい

3:まとめ/打ち合わせ担当ウェディングプランナーはやりがいが大きい

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【ウェディングプランナーの仕事の種類】

 

 

ウェディングプランナーの仕事内容は企業や担当業務によって少し異なりますので、まずはこちらから説明させて頂きます。

 

■ウェディングプランナーの仕事は分業制か一貫制で異なる

プランナーの仕事は、新規接客・打合せ・当日施工の3つに分かれます

新規接客担当のプランナーは会場の下見にご来館頂いた新規のお客様の接客~契約(会場決定)までを担当し、打ち合わせ担当のプランナーは式場のご契約頂いたお客様と結婚式の内容の打ち合わせを担当します。

当日施工を担当する場合は、結婚式の責任者として当日の進行・新郎新婦のサポートをします。

 

また企業によってウェディングプランナーの仕事は、一貫制(一顧客一担当制)分業制に分かれます

一貫性の場合は新規~打ち合わせまで(企業によっては当日まで)全てを担当、分業制の場合は新規担当と打ち合わせ担当、結婚式当日が分担されています。

 

◎ウェディングプランナーは担当するポジションによって仕事内容が変わりますので、事前にきちんと確認しておきましょう。

 

【打ち合わせ担当のウェディングプランナー】

 

 

では打ち合わせ担当のウェディングプランナーの仕事内容や、大変な事・やりがいをお伝えしていきます。

 

■打ち合わせ担当ウェディングプランナーの仕事内容

まずは新規接客の担当者から引継ぎを行い、スムーズに打ち合わせが進められるよう担当する新郎新婦の結婚式の希望のスタイルやこだわりなどの情報を確認します。

見学や契約から時間が経っている事も多いので、挨拶・自己紹介をし新郎新婦と結婚式の打ち合わせをスタートします。

打ち合わせのスタートは結婚式のおよそ3~4ヶ月前からとなり、当日まで3~5回行います。

1回の時間は2~3時間位になります。

一生に一度の大切な節目となる1日なので、新郎新婦の要望を確認しできるだけ希望に添える結婚式になるようじっくりヒアリングしプランニングしていきます。

 

まずは招待状の準備を進め、その後挙式・披露宴の内容(プログラム)を順番に一緒に決めていきます。

新郎新婦の希望をお伺いしながら、装花(フラワー)・テーブルコーディネート・料理・ウェディングケーキ・演出・音楽(BGM)・映像・司会などの内容を具体的に提案していきます。

 

内容が決定したら各部署と打ち合わせや調整を行い、結婚式に向けて準備を進めていきます。

司会や映像、カメラマンなどは外部の提携会社に依頼している事も多いため、外部との調整も行います。

ホテルの場合はある程度プランのパターンが決まっていたりセット料金となっている事が多いため、ウェディングプランナーがその中から提案してく事が多くなりますが、ゲストハウスや専門式場の場合はオリジナルにできる事が多いため、新郎新婦が各分野の担当と打ち合わせを進めていく事もあります。

その後各担当部署と調整し、衣装(ウェディングドレス・タキシード)・ヘアメイクなどを決めていきます。

その他に、招待状や席次表・席札の確認、引出物・引菓子・プチギフトの発注などの手配業務、検品、また新郎新婦からの相談のメールや電話対応などの業務もあります。

 

全ての内容が決定しましたら最後に見積書・請求書を作成しお客様にお渡しします。

支払い期日や支払い方法をお伝えし担当の打ち合わせ業務は終了となります。

最後は無事結婚式が迎えられるよう、引出物や会場などの最終チェックを行い準備をします。

参考コラム:結婚式当日までのウェディングプランナーの具体的な仕事内容とは?

 

 

打ち合わせ担当ウェディングプランナーの大変な事

新郎新婦の理想の結婚式をプロデュースする打ち合わせ担当ですが、仕事をする上でどんな大変な事があるのでしょうか。

 

1:忙しい
1組のカップルに対して打ち合わせはおよそ3~5回行われます。
月に担当する件数としては2件~多いと5件程になります。(※企業による)
特に繁忙期になると担当件数も増えますので、その分接客回数や他部署との打ち合わせ・調整、社外とのやり取り、結婚式のアイテムや引出物の手配・準備などで大忙しになります。
打ち合わせ担当のウェディングプランナーは、接客以外にも裏方的なお仕事が多いためスケジューリング能力や、調整の力も必要となってきます。

また基本的にはお客様の都合に合わせてスケジュールを組むため、遅い時間帯から打ち合わせが始まったり土日祝日に多く来店されますので日によっては残業が増えたり、土日祝日の休みは全く取れなくなります。

金~土日祝日は接客や結婚式の準備がメインとなり、平日に事務処理や手配業務などを行います。

参考コラム:ウェディングプランナーの休日と休みの日の過ごし方/土日の仕事内容や残業時間も解説

 

2:数字を求められる・営業
会社に所属している以上、成果を出す事が当然に求められてきます。
打ち合わせ担当のプランナーは結婚式で色々な商品の提案をしていきます。
その金額が高ければ高いほど単価が上がり売上を上げていく事ができます。
衣装や装花、演出、撮影、料理、引出物などで1人当たりの単価を上げていく事が求められます。

しかし、ノルマに関しては企業や職場(会場)によって異なります。

例えばチーム全体の数字をノルマとして設定されている式場もあれば、個人にノルマを設定している式場もありますし、ノルマ自体をウエディングプランナーには課さない式場もあります。

ノルマがある会場は数字のプレッシャーを大変と感じる方もいるようですが、良い商品の提案をしていく事で新郎新婦にとってより良い結婚式になる事もありますので前向きにとらえられると良いですね。

参考コラム:ブライダルの仕事の大変な部分や辛い事・その乗り越え方は?

 

打ち合わせ担当ウェディングプランナーのインセンティブ(求められる数字)

前述したように、新規接客担当のウェディングプランナーは成約を取る事が求められる一方で、打ち合わせ担当のウェディングプランナーは売上を上げていく事が求められます。

インセンティブ制度がある企業では下記のような内容となっており、月のお給料や4ヶ月に1回など企業の条件によって通常のお給料にプラスして支給されます。

◎打ち合わせ担当プランナーの場合のインセンティブ
月間の目標とする売上金額(単価のアップ額や単価アップ率)を達成した場合に支給されます。

 

■打ち合わせ担当ウェディングプランナーに求められるスキル

では結婚式場で新規接客をする場合どんなスキルが求められるのでしょうか?

打ち合わせ担当ウェディングプランナーに求められる必要なスキル4つをご紹介します。

 

1:コミュニケーション能力
打ち合わせ担当のウェディングプランナーは様々な年齢・職業のカップル、また社内の各部門担当、社外とのやり取りも多い事からコミュニケーション能力が求められます。

とくに新郎新婦との打ち合わせでは、希望している事や求めるものが何なのかきちんと理解する事が必要となります。

結婚式はたった1日の為に300万~多いと600万かかる高額な商品になります。

そのため新郎新婦もそれなりのサービスを期待していますし、お客様によって要望も異なりますのでしっかりコミュニケーションを取り、安心して任せてもらう事や信頼関係を築いていく事が大切になります。

コミュニケーション能力と同様にマナーや礼儀なども重要となります。

 

2:提案力・営業力
最高の晴れ舞台にするためには新郎新婦の希望をきちんと理解し、その内容にそった提案をしていく事が求められます。

ホテルや結婚式場・ゲストハウスによってもその内容は変わってきますが、できるだけ新郎新婦の要望を叶えられるよう各部署と調整していく事も必要になってきます。

しかし時にはウェディングプランナーとしての知識や今までの経験を活かして、アドバイスする事もあります。
また前述したように、打ち合わせ担当のウェディングプランナーは単価を上げていく事も求められますので数字を上げていく営業スキルも重要となります。

 

3:チームワーク力
結婚式はウェディングプランナーを中心に、様々な職種のスタッフが関わりとチームで作り上げていきます。
特に打ち合わせ担当のウェディングプランナーは、料理・サービス(キャプテン/支配人)・司会・衣装・映像・音響・装花・介添えなど多くのスタッフとのやり取りがあるため協調性やチームワークがとても大切になります。

新郎新婦の想いやこだわり、希望などをスタッフと共有し皆同じ気持ちで結婚式を作り上げていけるようなリーダーシップも求められます。

 

4:ホスピタリティ
結婚式は新郎新婦にとって特別な1日である事から、悩みを抱えてしまう方や不安になる方も多くいます。

ウェディングプランナーは新郎新婦の気持ちに寄り添い気遣いやサポートをする重要な役割があります。

責任やプレッシャーも大きい仕事ですが、新郎新婦に喜んでもらいたい・幸せのお手伝いがしたい・最高の結婚式にしたいというような相手を思いやれる優しさがある事が前提となります。

 

■打ち合わせ担当ウェディングプランナーのやりがい

人生の大切な節目の日のお手伝いをする事ができ、無事結婚式の日を迎えられ幸せな笑顔を見られる事が1番のやりがいと言えます。

ウェディングプランナーは結婚式という感動的な日を1番近くでサポートできる仕事です。
結婚する2人の大切な日を一緒に作り上げる事ができ、一生に一度の幸せな瞬間に立ち会う事ができます。

打ち合わせ担当のウェディングプランナーは新郎新婦と初めてお会いした時から長い期間何度も打ち合わせをして信頼関係を築いていきます。
結婚式の準備は決める内容も多く、招待する人数も多い事から新郎新婦にとっても大変なものです。

そのため無事当日を迎えられ「ありがとう」と喜んでもらえた時は何にも代え難いやりがいに繋がります。

お客様の数だけ違った結婚式の数がありますし、特別な1日である事からミスが許されない責任が大きい仕事でもあります。

けれど大変だからこそ、結婚式を無事迎えられ2人の幸せな姿を見る事ができた時のやりがいや達成感は、ブライダルならではだからこそ得られるものとも言えます。

新郎新婦だけでなくご家族やゲストなど周りの方も幸せになり、喜んで頂ける仕事はそんなに数多くは無いのではないでしょうか。

 

【まとめ/打ち合わせウェディングプランナーはやりがいが大きい】

 

 

ウェディングプランナーの打ち合わせ担当のお仕事内容や大変な事・やりがいに関してお伝えさせて頂きました。

分業制の場合は、打ち合わせのみ、もしくは打ち合わせ~当日施工までを担当しますが、一貫制の企業の場合は新規~打ち合わせ・当日と担当する事が多くなります。

打ち合わせ担当は1番長く新郎新婦と接する仕事であり、直接結婚式を作り上げていく仕事です。

一生に一度という責任感やプレッシャーも伴いますが、それ以上に大きなやりがいを得られる仕事です。

また結婚式の後も、お手紙のやりとりが続いたり記念日やお子様と一緒に来店される事もあり、関係を長く続けていける事ができる魅力のあるお仕事です。

人生の幸せな新しい門出に携わる事ができるお仕事は他にはあまりないのではないでしょうか*

 

◎分業制の企業では

新規接客担当→打ち合わせ担当

打ち合わせ担当→新規接客担当

へと適正を見てキャリアチェンジできる所もあるようです。

 

企業によってウェディングプランナーの制度が異なりますので、面接を受ける前にしっかり確認しておきましょう。

弊社で求人をご紹介する際にも事前に細かくお伝えさせて頂いております。

 

参考コラム
ウェディングプランナーのお仕事【新規接客とは?】~大変な事とやりがい~
・ウェディングプランナーのお仕事【一顧客一担当制と分業制の違い】それぞれのメリット・デメリットは?
・ウェディングプランナーの給料は高い?低い?お給料事情を解説

 

 

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