打ち合わせ担当ウェディングプランナーの仕事内容とは?

 

打ち合わせ担当ウェディングプランナーの仕事内容とは?

 

 

結婚式のご案内から新郎新婦と一緒に結婚式を作り上げていくウェディングプランナー

結婚式という華やかなイベントをプロデュースできるお仕事ですが、ウェディングプランナーの業務内容は「新規接客担当」と「打ち合わせ担当」と分かれておりそれぞれの役割や仕事内容が変わってきます。

ウェディングプランナーの大まかな仕事内容は知っていても、実際にどんな仕事をするのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、ウェディングプランナーの「打ち合わせ担当」の仕事内容・やりがい・大変な事・必要なスキルなどをお伝えしていきます!

 

 

 

 

 

ウェディングプランナーの仕事の種類 

 

 

ウェディングプランナーの仕事は、企業によって主に2つに分かれます。


①分業制
②一貫制(一顧客一担当制)


まずはその違いからご説明していきます。

 

 

 

分業制と一貫制           

 

プランナーの仕事は、新規接客・打合せ・当日施工の3つに分かれます。

 

担当 担当業務
①新規接客 【新規接客〜契約まで】
会場にご来館頂いた新規のお客様の接客~契約まで
②打ち合わせ 【契約後〜当日まで】
ご契約頂いたお客様と結婚式の内容の打ち合わせ
③当日の施工 【当日】
結婚式の責任者として当日の進行

 

<一貫制を採用している企業>
①新規~②打ち合わせまで(企業によっては当日まで)全てを担当。

 

<分業制の企業を採用している企業>
①新規担当・②打ち合わせ・③当日施工で業務が分担されています。

 

ウェディングプランナーは担当するポジションによって仕事内容が変わりますので、事前にきちんと確認しておきましょう。

 

 

 

主な仕事内容           

 

 

打ち合わせ担当ウェディングプランナーの具体的な仕事内容をご紹介していきます。

 

 

①結婚式の日程やコンセプトを決める 

 

まずは、新規接客の担当者から引継ぎを行い、スムーズに打ち合わせが進められるよう担当する新郎新婦の結婚式の希望のスタイルやこだわりなどの情報を確認します。

例えば、アットホームな式にしたい・落ち着いた式にしたい・家族やゲストの方に喜んでもらえる式にしたい・料理に拘りたい…などカップルによって希望は様々。

どのような式が良いのかしっかりヒアリングし、できるだけ希望に添える結婚式になるよう提案する事が大切になります。

打ち合わせのスタートは結婚式のおよそ3~4ヶ月前からとなり、当日まで3~5回。

1回の時間は2~3時間位になります。

 

 

 

②招待状や席次表などの決定・手配  

 

結婚式の日程やコンセプトが決まったら、招待状の準備から始めていきます。

招待状のリストアップ・デザインや文例の選択・発送日・返信期日などを決め、業者へ手配します。

名前や肩書に間違いはないか、漢字は正しいかなど細かくチェックします。

 

 

 

③披露宴の演出の準備・決定     

 

新郎新婦の希望をお伺いしながら、装花・テーブルコーディネート・料理・ウェディングケーキ・演出・音響・映像・司会などの内容を具体的に提案していきます。

内容が決定したら各部署と打ち合わせや調整を行い、結婚式に向けて準備を進めていきます。

司会や映像・カメラマンなどは外部の提携会社に依頼している事も多いため、外部との調整も行います。

ホテルの場合は、ある程度プランのパターンが決まっていたりセット料金となっている事が多いため、ウェディングプランナーがその中から提案してく事が多くなります。

一方で、ゲストハウスや専門式場の場合は、オリジナルにできる事が多いため、新郎新婦が各分野の担当と打ち合わせを進めていく事もあります。

 

 

 

④衣装・ヘアメイクの決定      

 

結婚式でも重要とされている花嫁のウェディングドレス 。

1番の楽しみという方も多いですよね。

各担当部署と調整し、ウェディングドレスやカラードレス・タキシードなどの衣装・ヘアメイクなどを決めていきます。

ホテルや結婚式場などは衣装室が併設されている事が殆どですので、およそ結婚式の2ヶ月前〜ドレスコーディネーター と一緒に衣装を決めていきます。

衣装やヘアメイクは、専任のドレススタイリストやヘアメイクスタッフがいるのでお任せしますが、時にはアドバイスを求められたり相談に乗る事もあります。

そのため、ドレスやヘアメイクに関する知識を持っているとより良いでしょう◎

 

 

 

⑤引き出物などの決定・発注     

 

その他、ゲストの方に渡す引出物・引菓子・プチギフトなどの業務もあります。

カタログやリストをもとに品物を選び、決定したら業者へ手配・発注していきます。

会場によっては、引出物や引菓子・プチギフトが業者から納品されると、ウェディングプランナーが数の確認や包装のチェック、熨斗の間違いがないかなどを確認し、引出物・引菓子を1つ1つ袋に詰めていく作業を行うというケースもあります。

ゲストの数分、引出物の向きや順番を確認しながら詰めていきますので意外と大変な仕事になります。

また、ゲストによって引出物を変えるケースもありますので、入念なチェックが必要です。

 

 

⑥見積もりの提示          

 

全ての内容が決定しましたら、最後に見積書・請求書を作成しお客様にお渡しします。

支払い期日や支払い方法をお伝えし担当の打ち合わせ業務は終了となります。

最後は無事結婚式が迎えられるよう、引出物や会場などの最終チェックを行い準備をします。

 

*参考コラム*

 

 

 

仕事のやりがい           

 

 

人生の大切な節目の日のお手伝いをする事ができる「打ち合わせ担当」のウェディングプランナー。

無事結婚式の日を迎えられ幸せな笑顔を見られる事が1番のやりがいと言えます。

その他にも様々なやりがいがありますのでご紹介していきます。

 

 

 

①人生の大切なセレモニーに携われる 

 

打ち合わせ担当のウェディングプランナーは、新郎新婦と初めてお会いした時から長い期間何度も打ち合わせをして信頼関係を築いていきます。

結婚式の準備は決める内容も多く、大変な事も多くありますので、無事当日を迎えられ「ありがとう」と喜んでもらえた時は何にも代え難いやりがいに繋がります。

お客様の数だけ違った結婚式の数があり、特別な1日である事からミスが許されない責任が大きい仕事でもある打ち合わせ担当のウェディングプランナー。

しかし、2人の幸せな姿を見る事ができた時のやりがいや達成感は、ブライダルならではだからこそ得られるものとも言えます。

新郎新婦だけでなくご家族やゲストなど周りの方も幸せになり、喜んで頂ける仕事はそんなに数多くは無いのではないでしょうか。

 

 

 

②クリエイティブな仕事ができる   

 

打ち合わせ担当の仕事は、お客様1人1人の希望に添った結婚式を作り上げていく事。

0から1つのものを作り上げていく仕事であり、ウェディングプランナーは、結婚式全体の指揮官となるため、ドレスやヘアメイク・花や装飾・料理・ウェディングケーキなど、結婚式に携わる様々なプロフェッショナルと一緒に仕事を進めていきます。

クリエイティブなアイデアを出し、新郎新婦の理想の結婚式を具現化するプロセスに携わる事ができます。

自分自身のアイデアやセンスを活かし、発揮できる事ができるため無事に成功した時には大きな達成感ややりがいを感じる事ができます。

 

 

 

③チームで達成する喜びを感じられる 

 

結婚式を作り上げるためには、ウェディングプランナー1人で成功させる事はできません。

会場スタッフや調理スタッフ・司会者・衣裳・ヘアメイク・装花・音響・映像・カメラマン・介添などそれぞれの分野を担当するスペシャリストと連携しながら1つの結婚式を作り上げていきます。

多い時では100名を超えるスタッフが携わる事も。

その中心となり、指示出しや調整をしプロデューサー的な仕事をするのがウェディングプランナー。

担当する1つの結婚式を皆で無事迎え、成功した時の充実感や達成感がまた次の仕事への活力になります。

様々な職種のプロフェッショナルと出会える為、勉強になる事も沢山あります!

 

 

④成果が評価されキャリアアップできる

 

ウェディングプランナーの仕事は売上を作る・売り上げをあげるという営業的な要素も強くなります。

新規接客の場合は成約を取る事、打ち合わせの場合は単価を上げていくという事も大切な仕事の1つになります。

企業によりますが、この成約率や単価のアップによってインセンティブがお給料に反映される事も。

ブライダルの企業は実力主義の企業が多く、成果を出せば評価され給与面に反映される傾向にあります。

また年齢に関係なく、キャリアアップや管理職を目指せる環境があります。

特に女性が多く勤務している職場なので、他の業界よりも活躍している女性管理職が多いのも特徴です。

会社の評価やキャリアアップがウェディングプランナーとして大きなやりがいに繋がります。

 

 

 

⑤様々なスキルを身につける事ができる

 

ウェディングプランナーの仕事は、結婚式という責任ある価値の高い商材を扱い、様々な年齢や職業の方と接します。

また、結婚式のプロデュースの中心となり、チームで1つのものを作り上げていきますので、下記のような様々なスキルを身につける事ができます。

 

・コミュニケーション能力
・ホスピタリティ
・礼儀・マナー
・リーダーシップ
・問題解決能力
・折衝能力・対応力
・営業力(プレゼンテーション能力)
・ヒアリング力

 

最初は未経験であっても、ウェディングプランナーとしての経験を積めば積むほど、知識やスキルが身につき成長を感じる事ができるため、やりがいに繋がるでしょう。

 

 

 

仕事の大変な部分         


ブライダル面接 逆質問

 

打ち合わせ担当ウェディングプランナーの仕事のやりがいをお伝えしましたが、大変な事にはどんな事があるのでしょうか。

 

 

①忙しい              

 

1組のカップルに対して打ち合わせはおよそ3~5回行われます。

企業によりますが、月に担当する件数としては2件~多いと5件程。

特に繁忙期になると担当件数も増えますので、その分接客回数や他部署との打ち合わせ・調整、社外とのやり取り、結婚式のアイテムや引出物の手配・準備などで大忙しになります。

打ち合わせ担当のウェディングプランナーは、接客以外にも裏方的なお仕事が多いためスケジューリング能力や、調整の力も必要となってきます。

また、お客様の都合に合わせてスケジュールを組む事も多々あります。

遅い時間帯から打ち合わせが始まり残業が増える時期も。

基本的には、土日祝日に多く来店されますので休みは平日のみとなります。

金~土日祝日は、接客や結婚式の準備がメインとなり、平日に事務処理や手配業務などを行います。

 

*参考コラム*

 

 

 

②数字を求められる・営業      

 

会社に所属している以上、成果を出す事が当然に求められてきます。

打ち合わせ担当のプランナーは結婚式で色々な商品の提案をしていきます。

その金額が高ければ高いほど単価が上がり売上を上げていく事ができます。

衣装や装花、演出、撮影、料理、引出物などで1人当たりの単価を上げていく事が求められます。

しかし、ノルマに関しては企業によって異なります。

例えばチーム全体の数字をノルマとして設定されている式場もあれば、個人にノルマを設定している式場もありますし、ノルマ自体をウエディングプランナーには課さない式場も。

ノルマがある会場は数字のプレッシャーを大変と感じる方もいるようですが、良い商品の提案をしていく事で新郎新婦にとってより良い結婚式になる事もありますので前向きにとらえられると良いですね。

 

*参考コラム*

 

 

 

③クレームを受ける事も       


ウェディングプランナーの仕事が大変・・と感じる事が多いのが、クレームや評価の存在です。

結婚式は、金額が約350万円~600万円とかかる決して安くないセレモニー。

一生に一度という想いから、ほんの些細な事でもクレームや評価として返ってくる事があります。

他の部署が原因であっても窓口であるウェディングプランナーがクレームを受ける事も。

自分に責任がなくても、結婚式は各分野の担当とチームで仕事をしていくため、全体を統括しているウェディングプランナーに苦情が来てしまう事も。

その反面、前述したように多くの感謝の言葉を頂ける仕事でもあります。

結婚式が終わっても毎年に会いに来て下さったり、年賀状のやり取りが続くなど関係が長く続く事もあります。

 

 

 

インセンティブ            

 

 

前述したように、新規接客担当のウェディングプランナーは成約を取る事が求められる一方で、打ち合わせ担当のウェディングプランナーは売上を上げていく事が求められます。

インセンティブ制度がある企業では下記のような内容となっており、月のお給料や4ヶ月に1回など企業の条件によって通常のお給料にプラスして支給されます。

 

打ち合わせ担当プランナーの場合のインセンティブ
→月間の目標とする売上金額(単価のアップ額や単価アップ率)を達成した場合に支給

 

 

 

求められるスキル          


ウェディングブライダル 専門学校

 

では結婚式場で新規接客をする場合どんなスキルが求められるのでしょうか?

打ち合わせ担当ウェディングプランナーに求められる必要なスキル4つをご紹介します。

 

 

 

①コミュニケーション能力      

 

打ち合わせ担当のウェディングプランナーは様々な年齢・職業のカップル、また社内の各部門担当、社外とのやり取りも多い事からコミュニケーション能力が求められます。

得に新郎新婦との打ち合わせでは、希望している事や求めるものが何なのかきちんと理解する事が必要となります。

結婚式はたった1日の為に300万~多いと600万かかる高額な商品になります。

そのため新郎新婦もそれなりのサービスを期待していますし、お客様によって要望も異なりますのでしっかりコミュニケーションを取り、安心して任せてもらう事や信頼関係を築いていく事が大切になります。

コミュニケーション能力と同様にマナーや礼儀なども重要となります。

 

 

 

②提案力・営業力          

 

最高の晴れ舞台にするためには新郎新婦の希望をきちんと理解し、その内容にそった提案をしていく事が求められます。

ホテルや結婚式場・ゲストハウスによってもその内容は変わってきますが、できるだけ新郎新婦の要望を叶えられるよう各部署と調整していく事も必要になってきます。

しかし時にはウェディングプランナーとしての知識や今までの経験を活かして、アドバイスする事もあります。

また、前述したように、打ち合わせ担当のウェディングプランナーは単価を上げていく事も求められますので数字を上げていく営業スキルも重要となります。

 

 

 

③チームワーク力          

 

結婚式はウェディングプランナーを中心に、様々な職種のスタッフが関わりとチームで作り上げていきます。

特に打ち合わせ担当のウェディングプランナーは、料理・サービス(キャプテンや支配人含む)・司会・衣装・映像・音響・装花・介添えなど多くのスタッフとのやり取りがあるため協調性やチームワークがとても大切になります。

新郎新婦の想いやこだわり、希望などをスタッフと共有し皆同じ気持ちで結婚式を作り上げていけるようなリーダーシップも求められます。

 

 

 

④ホスピタリティ          

 

結婚式は、新郎新婦にとって特別な1日である事からこそ、悩みを抱えてしまう方や不安になる方も多くいます。

ウェディングプランナーは新郎新婦の気持ちに寄り添い気遣いやサポートをする重要な役割があります。

責任やプレッシャーも大きい仕事ですが、新郎新婦に喜んでもらいたい・幸せのお手伝いがしたい・最高の結婚式にしたいというような相手を思いやれる優しさがある事が前提となります。

 

 

 

まとめ                

 

 

ウェディングプランナーの打ち合わせ担当のお仕事内容や大変な事・やりがいに関してお伝えさせて頂きました。

分業制の場合は、打ち合わせのみ、もしくは打ち合わせ~当日施工までを担当しますが、一貫制の企業の場合は新規~打ち合わせ・当日と担当する事が多くなります。

打ち合わせ担当は1番長く新郎新婦と接する仕事であり、直接結婚式を作り上げていく仕事です。

一生に一度という責任感やプレッシャーも伴いますが、それ以上に大きなやりがいを得られる仕事です。

また結婚式の後も、お手紙のやりとりが続いたり記念日やお子様と一緒に来店される事もあり、関係を長く続けていける事ができる魅力のあるお仕事です。

人生の幸せな新しい門出に携わる事ができるお仕事は他にはあまりないのではないでしょうか。

 

また、分業制の企業では適性を見て下記のようにキャリアチェンジできる事も。

 

新規接客担当→打ち合わせ担当
打ち合わせ担当→新規接客担当

 

企業によってウェディングプランナーの制度が異なりますので、面接を受ける前にしっかり確認しておきましょう。

弊社で求人をご紹介する際にも事前に細かくお伝えさせて頂いております。

 

 

*参考コラム*

 

 

 

 

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