ウェディングプランナーが行う接客・営業以外の仕事内容って?

 

ウェディングプランナーが行う接客・営業以外の仕事内容って?

 

 

ウェディングプランナーの仕事というと、接客・営業のイメージがありますよね。
実際に、新規の接客・結婚式の打ち合わせ・当日の施工と接客がメインとなる仕事です。

一方で、ウェディングプランナーの仕事には幾つかの種類があり、接客以外にも結婚式に関する様々な業務やデスクワークやをこなさなくてはなりません。

ホテルや結婚式場・ゲストハウスなど勤務する場所によって業務内容は異なりますが、ウェディングプランナーが接客・営業以外にしている業務をお伝えします。
より詳しくウェディングプランナーの仕事が知りたいという方の参考になればと思います。

 

 

 

ウェディングプランナーの仕事内容 

 

 

ウェディングプランナーの主な仕事は
「新規接客業務」「打ち合せ業務」「当日の施工業務」の3つとなっています。

新規で会場に見学に来られたカップルや、ブライダルフェアなどにご参加頂いたカップルに自社の会場の魅力を伝え結婚式の会場に選んでもらう(成約してもらう)事が1番最初の仕事になります。

無事成約を頂ければ、結婚式の約4ヶ月前から打ち合わせを開始します。
数回の打ち合わせを重ね、結婚式の内容を決めていきます。

当日は結婚式の責任者として、会場全体の指揮統括を行います。
各セクションへの指示出し、タイムスケジュールの確認などを行いスムーズに結婚式が行われるよう進行管理していきます。

このような一連の業務をウェディングプランナーが分担して行う分業制と、1人のウェディングプランナーが全て任される一貫制(一顧客一担当制)があります。

 

接客・営業以外の仕事内容  

 

 

上記のように、ウェディングプランナーの仕事は、接客や営業がメインの仕事となります。
特に土日祝日は、結婚式当日であったり、ブライダルフェアや新規でご来館されるお客様・成約後の打ち合わせでご来館されるお客様も多いため、このような業務がメインになります。

一方で平日はご来館されるお客様も少なく接客・営業以外の業務やデスクワークが多くなります。
続いて、ウェディングプランナーのその他の業務についてお伝えしていきます。

 

顧客管理            

週末に新規接客したお客様や、担当しているお客様のスケジュール管理・事務処理などのデスクワークを行います。
下記で詳しく説明しますが、招待客リストのチェックや結婚式で決める内容の期日などを管理し、スケジュール通り進めるよう常に確認します。

 

アイテムの発注・手配業務    

結婚式の演出で使うアイテム(バルーン・キャンドル等)、招待状や席次表などのペーパーアイテム、両親に贈呈する花束、引出物・引菓子など様々な発注業務や手配業務があります。
そのため、外部企業とのやり取りも多くあります。

 

各セクションと打ち合わせ・人の手配 

結婚式はウェディングプランナーを中心に、下記のようなそれぞれの部署の専門スタッフが協力して作り上げていきます。

衣装:ドレスコーディネーター
装花:フラワーコーディネーター
ヘアメイク:ヘアメイクスタッフ
料理:シェフ・調理スタッフ
ウェディングケーキ:パティシエ

ウェディングプランナーが中心となり各セクションへの指示出しや、スケジュール調整、手配を行っていきます。
新郎新婦との打ち合わせで決定した順に、各担当スタッフと打ち合わせやミーティングを行い、結婚式の準備を一緒に進めていきます。

またその他にも、司会・カメラマン・音響スタッフ・神父など外部に委託しているケースもありますので、結婚式に必要な人の手配と管理業務なども行います。

 

新郎新婦からの問い合わせ対応  

打ち合わせは基本的に対面でを行いますが、準備をしている段階で新郎新婦から質問や結婚式に関する相談・悩みなどの問い合わせがメールや電話で入ります。

1回1回打ち合わせを行った後に、次の打ち合わせまでに準備しておく事を伝えているため、その内容に関してのお問い合わせを頂く事もあります。
例えば「会場のイメージを考えておく」「出席者のリストアップをしておく」「BGMを選曲しておく」「料理のコースを決めておく」「映像で流す写真を選んでおく」などがあります。

担当するカップルは1組だけではなく、同時に複数担当しますので連絡が行き違ってしまったり上手く取り合えないケースも出てきます。
どの時間帯に連絡が取りやすいかなど事前に把握しておく事も重要です。
新郎新婦とウェディングプランナーは信頼関係が1番ですので、こまめにきちんとやり取りをする事が大切になります。

 

進行表の作成          

結婚式当日の進行表の作成を行います。
当日は司会やキャプテンなどが進行表を基に式を回していきますので、間違いがないよう何度もチェックを行います。

 

席札・席次表の確認       

披露宴でゲストの座る位置を定めて示した席次表、そして指定の席に着いた時にテーブルの上にある席札、このようなペーパーアイテムを新郎新婦様から頂いたリストと照らし合わせて確認を行います。

肩書や漢字、名前の間違いはゲストの方を不快にさせてしまいます。
間違いのないよう1つひとつしっかり確認をしていきます。

 

見積・請求書の作成       

結婚式の打ち合わせが全て終わると、最終的な見積もり・請求書を作成しお客様にお渡し、お支払いの期日をお伝えします。
打ち合わせの段階で見積が知りたいという新郎新婦もいるため、その際にも作成してお渡しします。

 

引出物・引菓子の点検、袋詰め  

ホテルやゲストハウス・レストランなどでは、自社オリジナルの引き出物や引菓子・プチギフトを扱っている事もあり、その場合はウェディングプランナーが包装やリボンをかけるなどの準備をする事もあります。

また会場によっては引出物や引菓子・プチギフトが業者から納品されると、ウェディングプランナーが数の確認や、包装のチェック・確認、熨斗の間違いがないかなどを確認し、引出物・引菓子を1つ1つ袋に詰めていく作業を行うというケースもあります。

ゲストの数分、引出物の向きや順番を確認しながら詰めていきますので意外と大変な仕事になります。
また贈り分けといって、挨拶をしてくれた方・余興をしてくれた方などゲストによって引出物を変えるケースもあります。
引出物の内容の間違いや、渡し間違いは大変失礼な事に当たりますので入念なチェックが必要です。

 

ブライダルフェアの企画     

ホテルや結婚式場・ゲストハウスなどでは主に土日祝日に新規のお客様に向けて、ブライダルフェアを行っています。
常に新郎新婦と第一線で接しているため、現在の結婚式のニーズや流行を把握できるのがウェディグプランナーです。

ブライダルフェアの企画は、マーケティングの部署などが行う事も多いのですが、ウェディングプランナーも一緒にブライダルフェアの内容を考えたり提案を行う事もあります。

 

まとめ                             

 

 

ウェディングプランナーの接客・営業以外のお仕事に関してお伝えしました。

結婚式という大切な日をサポートするウェディングプランナーは、接客・営業以外に社内調整や外部企業とのやり取り、デスクワークなど様々な業務をこなしている事が分かりましたね。

このようなウェディングプランナーの細やかな準備の先に、担当した新郎新婦やご家族・ゲストの方の笑顔と最高の1日が待っています。
ウェディングプランナーは、多くのタスクをこなさなければならず、大変な面も多くありますがその分、担当した結婚式が成功した時には大きなやりがいや達成感を感じる事ができる仕事です。

これからウェディングプランナーの仕事をしたいと考えている方は、企業によってはこのような業務がある事も知っておいて頂ければと思います*

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ブライダルの仕事・ウェディングプランナーの仕事に興味がある方はお気軽にご相談下さいませ。

 


 

 

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